Bản ghi MX giúp hệ thống gửi thư biết máy chủ nhận email cho một tên miền. Nó khác bản ghi trỏ website, nên thay hosting web không nhất thiết phải thay nơi nhận thư. Trước khi sửa, hãy xác định bạn đang muốn chuyển website, chuyển email hay cả hai.
Nếu đơn vị email cung cấp danh sách MX, sử dụng đúng dữ liệu dành cho dịch vụ và tài khoản của bạn. Không lấy một bộ giá trị cũ trên mạng để áp dụng mặc định. Nhà cung cấp có thể thay đổi hướng dẫn hoặc có nhiều phương án theo thời điểm khởi tạo.
Chuẩn bị hộp thư và tên miền trong hệ thống email
Thêm domain, hoàn thành yêu cầu xác minh và tạo những hộp thư cần dùng theo hướng dẫn của dịch vụ. MX chỉ định tuyến nhận thư; nó không tự tạo người dùng, cấp dung lượng hay đặt mật khẩu. Nếu chưa có hộp thư tương ứng, việc DNS đúng vẫn chưa đủ để người nhận sử dụng email.
Liệt kê cả địa chỉ nhóm, alias, ứng dụng gửi thông báo và tài khoản quản trị cần giữ lại. Ví dụ giả định, một cửa hàng có hộp thư bán hàng và địa chỉ nhận hóa đơn. Chỉ tạo hộp thư của giám đốc mà bỏ các địa chỉ chức năng có thể làm thất lạc trao đổi sau khi chuyển MX.
Nhập tên đích và độ ưu tiên đúng cách
MX chứa hostname máy chủ thư và giá trị ưu tiên; trong lựa chọn thông thường, số nhỏ hơn được ưu tiên trước. Không dùng giá trị này như trọng số quảng cáo hay phần trăm lưu lượng. Nếu có nhiều dòng, chép đủ từng hostname cùng ưu tiên được nhà cung cấp hướng dẫn.
Không nhập URL có https:// hoặc một địa chỉ email vào trường máy chủ. Xem giao diện cần tên đầy đủ hay cách biểu diễn nào và tra cứu lại sau khi lưu. Các ví dụ giải thích trong bài không phải cấu hình email dùng được cho mọi dịch vụ.
Không trộn hai nhà cung cấp như một cách sao lưu đơn giản
Giữ MX cũ rồi thêm MX mới không mặc nhiên tạo hai hộp thư nhận bản sao giống nhau. Hệ thống gửi có thể chọn đường nhận theo ưu tiên và tình trạng kết nối, trong khi dữ liệu người dùng ở hai bên chưa được đồng bộ. Nếu cần mô hình nhiều hệ thống, phải có thiết kế được các bên hỗ trợ.
Với chuyển đổi thông thường, lập kế hoạch cho dữ liệu cũ, thời điểm đổi và khoảng thời gian giữ hệ thống trước đó. Không xóa dịch vụ cũ ngay sau khi lưu bản ghi. Những thư đã nằm trong hộp thư cũ không tự được DNS chuyển sang nơi mới.
Kiểm tra nhận và gửi là hai công việc
Sau khi đổi, gửi thư từ một hệ thống bên ngoài đến các địa chỉ thử đã chuẩn bị. Kiểm tra thư có vào đúng hộp, alias có hoạt động và thông báo lỗi có xuất hiện không. Ghi lại thời điểm, người gửi, người nhận cùng mã lỗi nếu cần hỗ trợ; không gửi mật khẩu vào báo cáo.
Việc gửi thư ra ngoài còn liên quan cấu hình ứng dụng và xác thực email. SPF, DKIM và DMARC có mục đích khác với MX. Đừng kết luận “email đã xong” chỉ vì một truy vấn MX trả về hostname mong muốn hoặc vì đăng nhập webmail thành công.
Checklist cho lần chuyển email
- Lưu cấu hình MX cũ và danh sách địa chỉ đang sử dụng.
- Xác minh domain, tạo hộp thư và chuẩn bị dữ liệu tại nơi mới.
- Thay MX theo kế hoạch đã thống nhất với người sử dụng.
- Thử nhận, trả lời, alias và email từ các ứng dụng quan trọng.
- Theo dõi dịch vụ cũ trước khi ngừng theo kế hoạch chuyển đổi.
Nếu thư không tới, phân biệt lỗi không tìm được máy chủ nhận với lỗi hộp thư hoặc chính sách email. Chụp kết quả tra cứu và mã phản hồi giúp nhà cung cấp xác định lớp cần xử lý. Đừng đổi nameserver toàn bộ chỉ để thử sửa một vấn đề có thể nằm trong một nhóm bản ghi hoặc một tài khoản nhận thư.